iBox-Einführung bei Management Engineers
Management Engineers ist eine der Top-10-Unternehmensberatungen in Deutschland und hat 175 Berater weltweit im Einsatz (neben verschiedenen europäischen Ländern auch in den USA und in China). Die Zentrale sitzt bei der Tesla CRM Software GmbH “fast nebenan” in Düsseldorf. Wie jede Unternehmensberatung lebt auch Management Engineers (wie im Firmenlogo nachfolgend kurz “ME” genannt) davon, Wissen zu verkaufen. Doch um das erfolgreich machen zu können, muss das gesammelte Wissen der Beratungsfirma gut strukturiert und leicht auffindbar sein. Bei ME steckt der größte Teil dieses Wissens in ca. 2 Millionen PowerPoint-Dateien, die die Mitarbeiter zu Branchen, Abteilungen und Projekten zusammengetragen bzw. sich erarbeitet haben. Das abteilungsübergreifende Teilen dieser Informationen sowie die Zusammenarbeit an Themen wurde mit der Menge an Information langsam schwierig und die Verwaltung der Datenmenge und das Auffinden der gewünschten Dateien nahmen immer mehr Zeit in Anspruch.
Bei der Suche nach einer benutzerfreundlichen und den Bedürfnissen entsprechenden Lösung stellte Tesla die Idee einer Kombination aus Microsoft SharePoint 2010 und ScanJour iBox vor. Diese Kombination ist auf das Verwalten und insbesondere das Wiederfinden von Dateien bei einer extremen Vielzahl von Dateien via Metadaten, über mehrere Systeme und mit unterschiedlichen Zugriffsrechten für Benutzer ausgelegt und bekam den Zuschlag.
SharePoint wird unter anderem für die Rechteverwaltung (auch möglich in ActiveDirectory), als zentrale Stelle für die Suche und Anzeige von Dateien sowie für die Vergabe von Metadaten zu den Dokumenten verwendet; ScanJours iBox zum komfortablen Suchen, Filtern und Aufbereiten der Suchergebnisse und über eine spezielle Datenbank ebenfalls für die Vergabe von Metadaten.
Da ein kompletter Umzug der 2 Millionen vorhandenen Dateien vom bisherigen FileSystem auf SharePoint aber sehr zeitaufwändig wäre, werden auf SharePoint erst einmal nur die neuen Dokumente abgespeichert. Die in Microsoft SharePoint 2010 integrierte ScanJour iBox-Suche kann über beide Systeme suchen, sodass es unerheblich ist, wo die Datei tatsächlich abgespeichert ist. Auch die komplexe Rechtestruktur, wer was wann sehen, bearbeiten und/oder freigeben darf, kann ScanJours iBox von beiden Systemen übernehmen und zusammenführen. Damit werden unabhängig vom Speicherplatz der Datei immer die für dieses Dokument richtigen Rechte abgefragt. So konnte ME schnell und ohne großen Migrationsaufwand mit der Nutzung beginnen.
Laut Michael Röding, dem CIO von ME, sei bereits nach kurzer Zeit eine Steigerung der Effektivität zu spüren. Er empfindet die Lösung aber insbesondere als Sicherung dafür, dass seine Berater auch künftig hervorragende Ergebnisse zum Wohle der Kunden abliefern werden.
