Die gemeinnützige CLIMB GmbH setzt auf SuperOffice CRM

Von admin On 8 März 2016 In SuperOffice GmbH

Dass ein CRM-System auch für gemeinnützige Organisationen bestens geeignet ist, das zeigt der folgende Bericht über die gemeinnützige CLIMB GmbH, welche SuperOffice CRM im Einsatz hat:

Die Herausforderung:

Die gemeinnützige CLIMB GmbH ist ein junges Sozialunternehmen in der Wachstumsphase mit Gründung im Jahr 2013. climb steht für „clever lernen, immer motiviert bleiben“: Mit einem deutschlandweit einzigartigen Ferienangebot werden Kinder und Erwachsene für ihre Stärken sensibilisiert und dazu ermutigt, ihren Bildungsweg selbstbestimmt zu gestalten. Die gemeinnützige CLIMB GmbH hat ihren Hauptsitz in Hamburg, die climb-Lernferien gibt es darüber hinaus inzwischen auch in Dortmund und Mainz. Aktuell hat das mehrfach ausgezeichnete Sozialunternehmen 6 festangestellte Mitarbeiter*innen sowie einige wechselnde, befristete Angestellte und viele ehrenamtliche Helfer*innen.

Die gemeinnützige CLIMB GmbH finanziert sich vor allem durch Spenden und arbeitet mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammen, wie Stiftungen, Schulen und Unternehmen. Bei der Vielzahl von Kontaktdaten ist die Netzwerkpflege enorm wichtig. Zu Anfang versuchte das Team den Überblick noch mit Hilfe von Excel-Tabellen zu behalten, aber es wurde bald unübersichtlich. Schnell war klar: „da muss es eine bessere Lösung geben“.

Die Lösung

Bei der Suche nach einem geeigneten System stieß man irgendwann zwangsläufig auf CRM-Systeme. Sarah Wagner, zuständig für den Bereich Monitoring & Evaluation bei der gemeinnützigen CLIMB GmbH, entdeckte bei ihren Recherchen eine Seite mit Empfehlungen für CRM-Anbieter. Hier wurde ihr auf Basis der Bedürfnisse und Ansprüche des Unternehmens eine übersichtliche Auswahl an CRM-Lösungen präsentiert. Unter anderem war SuperOffice mit darunter. Der nächste Schritt bestand in der Kontaktaufnahme durch die präsentierten Anbieter. Während sich einige spät oder gar nicht meldeten, erfolgte der Anruf einer SuperOffice-Mitarbeiterin innerhalb kürzester Zeit. Man schätzte den persönlichen und unkomplizierten Kontakt. „Wir sind nicht sehr groß und wir möchten es schnell und unkompliziert. SuperOffice passte in dieser Hinsicht einfach zu uns“, sagt Sarah Wagner.

Die Auswahl der richtigen Lösung war ganz einfach. Frau Wagner fragte Testversionen der unterschiedlichen CRM-Lösungen an und nahm sich für jede Lösung etwa 30 Minuten Zeit. Ihr war es wichtig, zu erkennen, ob sie nach 30 Minuten das System grundsätzlich verstehen und damit arbeiten könne oder nicht. Aufgrund seiner hohen Benutzerfreundlichkeit und dem Fokus auf Einfachheit hat SuperOffice an dieser Stelle direkt überzeugt.

Unkompliziert und einfach ging es weiter. Frau Wagner erhielt zunächst eine Online-Einführung in das System. Gut gefallen hat ihr auch, dass sie von Anfang an eine feste Ansprechpartnerin hatte, die sie beim Einstieg unterstützte und für Fragen zur Verfügung stand.

Das System wurde sehr gut angenommen, da es sehr viel übersichtlicher ist, als die alte Arbeitsweise mit den Excel-Tabellen, die aufgrund der Unübersichtlichkeit unternehmensintern auch nicht weitergehend gepflegt wurde.

Das Ergebnis

Man plant SuperOffice zukünftig verstärkt zu nutzen, um Ansprechpartner zu kategorisieren und anhand der Kategorien gezielt Informationen versenden und Aktionen durchführen zu können.

„Es ist sehr schön, dass wir eigene Kategorien anlegen können“, sagt Sarah Wagner. Aktuell ist die gemeinnützige CLIMB GmbH noch dabei, die Prozesse zu entwickeln, die letztlich in SuperOffice abgebildet werden sollen, bevor alle Mitarbeiter*innen richtig intensiv mit dem System arbeiten werden. Langfristig verspricht man sich davon, Zeit bei den täglichen Aufgaben einzusparen, diese besser zu organisieren und Kontakte kontinuierlich zu pflegen. Letztendlich sollen durch die Nutzung von SuperOffice somit auch Kostenersparnisse realisiert sowie neue Finanzierungsmöglichkeiten für das Unternehmen ermittelt und sichtbar gemacht werden.

Der Kundennutzen auf einen Blick: