4 Jobs des virtuellen CRM-Assistenten

In viele Büros wird bereits ein CRM (ein CRM ist eine Software zur Verwaltung der Kundenbeziehungen eines Unternehmens) genutzt oder man erwägt eines anzuschaffen. Die üblichen Leistungen, die von einem CRM (der englische Ausdruck bedeutet übersetzt: Customer Relationship Management) erbracht werden können, sind z.B. die Erfassung der Kundenkontakte, der Anfragen, der ausgebrachten Angebote und der noch zu bearbeitenden Leads; ebenso werden in einem CRM E-Mails, Termine und Nachfassdaten verwaltet.

Alle Informationen werden in einer digitalen Akte dem jeweiligen Kunden zugeordnet . Auch Mailings, die als Brief per Post oder per Mail verschickt werden, können zentral im CRM erstellt werden. Dadurch, dass erfasst wird, welcher Mitarbeiter sich bereits um gewisse Aufgaben gekümmert hat, wird in Echtzeit ausgeschlossen dass, ein anderer Mitarbeiter sich um denselben Vorgang kümmert und somit etwas doppelt verschickt wird oder ein Kunde zwei Mal in derselben Angelegenheit angerufen wird.

Soweit handelt es sich um übliche Errungenschaften eines CRM-Systems; aber es gibt noch mehr Vorteile (wir nennen es Jobs) bei modernen CRM-Lösungen:

Der 1. Job: Automatische Mailablage in Kundenakten

Einige CRM-Systeme gehen noch etwas weiter und z.B. durch die Anbindung an das E-Mailprogramm Microsoft Outlook ist es möglich, dass hereinkommende Mails automatisch in der richtigen Kundenakte abgespeichert werden. Das heißt hier übernimmt der virtuelle Assistent eine zeitraubende Handlung, die sonst von einem (Call-Center-)Mitarbeiter ausgeführt werden müsste.

Der 2. Job: Zentrales Zeitmanagement

Dadurch, dass von einem zentralen System die Kommunikation, die Planung und die Erledigung der Aufgaben ersichtlich verwaltet werden, profitiert die gesamte Unternehmensführung vom CRM, denn Deadlines werden nicht mehr verpasst. Auch routinemäßig wiederkehrende Aufgaben werden aufgeführt; das gesamte Zeitmanagement funktioniert. Die Aufgaben eines erkrankten Mitarbeiters können z.B. sehr einfach, ohne zwischenzeitliches Briefing vom Krankenbett aus, von anderen Kollegen übernommen werden.

Der 3. Job: Komplette Kundenübersicht

In einem CRM kann man auch Aufgaben an E-Mails koppeln und Telefonnotizen in Kundenakten abspeichern. Dies bringt eine angenehme Begleiterscheinung mit sich: man braucht keine CC-Mails mehr zu verschicken, denn alle Mitarbeiter können ja in der Kundenakte sehen, wie der Stand der Dinge ist und was sich getan hat.

Der 4. Job: Komplette Aufgabenübersicht

CRM-Software bietet heutzutage eine Übersichtsfunktion an, mithilfe derer ersichtlich wird, was von wem erledigt wurde, was noch weggearbeitet werden muss z.B. im Laufe der aktuellen Woche, im Laufe des Monats etc. Es wird deutlich, was eventuell delegiert werden muss, weil es eilig ist etc.

Also keine Angst vor dem v-i-r-t-u-e-l-l-e-n CRM-Assistenten; er ist kein Roboter, der den Menschen aus dem Büro verbannt, sondern mehr ein Angebot an automatischen Funktionen im CRM-System, die das Arbeitsleben erleichtern.