Kundenanfragen und -aufträge 10-20% schneller bearbeiten mit SuperOffice CRM

Die Dialoghaus GmbH ist Dienstleister für alle, die Dialogmarketing betreiben, um Neukunden zu gewinnen. Von der crossmedialen Zielgruppenansprache über Mailings und Beilagen, über die Datenaufbereitung und -analysen, bis hin zur Produktion der Werbemittel, bietet Dialoghaus seinen Kunden aus dem B2B- und B2C-Bereich alles aus einer Hand.

Dialoghaus wurde 1997 gegründet und beschäftigt aktuell 22 Mitarbeiter, die sich fast zu gleichen Teilen auf die beiden Standorte Hamburg und Langenfeld bei Düsseldorf aufteilen. Das Unternehmen macht einen jährlichen Umsatz von 5 Millionen Euro.

Dialoghaus hatte bereits seit 1999 ein CRM im Einsatz, allerdings wurden bei dem alten CRM nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft und man hat es eher als reine Adressdatenverwaltung genutzt. Im Jahr 2013 entschied man dann, dass es Zeit für etwas Neues sei. Im ersten Schritt wurde geprüft, ob es sinnvoll ist, das alte System, welches mittlerweile viele Jahre nicht aktualisiert worden war, auf den neusten Stand zu bringen. Die größte Befürchtung bestand nämlich darin, dass Daten bei der Migration in ein neues System nicht vollumfänglich übernommen werden oder sogar verloren gehen könnten. Als jedoch klar war, dass die aktuelle Version des Altsystems den Anforderungen, die Dialoghaus zwischenzeitlich hat, nicht genügen würde, entschloss man sich nach einem neuen System Ausschau zu halten.

Die Lösung

Beim Blick auf eine CRM-Anbieterübersicht in einer Fachzeitschrift fiel SuperOffice direkt ins Auge. „Der Name SuperOffice klingt simpel. Und genau danach haben wir gesucht. Wir wollten ein System, das einfach zu verstehen und zu bedienen ist“ sagt Jeannette Kuhlendahl, Geschäftsführerin bei Dialoghaus.

Man schaute sich SuperOffice CRM näher an. Die Oberfläche hat von Anfang an gut gefallen und die Nutzung des CRMs schien schon auf den ersten Blick leicht zu erlernen zu sein. Die hohe Anpassbarkeit des Systems an die Anforderungen war ein weiterer Aspekt, der für die Einführung von SuperOffice sprach.

In weniger als 2 Monaten war das System implementiert. Entgegen der anfänglichen Befürchtungen verlief eine Migration der Daten in das neue System absolut reibungslos. Jede Niederlassung bekam einen Tag Schulung und dann konnten die Mitarbeiter bereits produktiv mit SuperOffice arbeiten.

Der Erfolg

Heute nutzt man das CRM nicht nur mehr zur alleinigen Adressdatenverwaltung, sondern hat sich mit dem neuen System auch an die neuen Möglichkeiten angepasst. Jeder im Unternehmen arbeitet mit SuperOffice. „Eine Abteilung ist inzwischen nahezu komplett papierlos, weil alles im SuperOffice abgelegt wird“, fügt Jeannette Kuhlendahl hinzu.

Jeder im Unternehmen nutzt das System, aber es gibt natürlich Unterschiede in der Nutzung. Der Vertrieb nutzt SuperOffice in vollem Umfang. Vor allem die Verkäufe und die Projekte sind hier sehr hilfreich. Auch im Marketing arbeitet man intensiv mit den Projekten. Jede Messe wird komplett über diese Funktion abgebildet und beispielsweise auch die Planung des wöchentlichen Newsletters. Als Nächstes wird man bei Dialoghaus nun SuperOffice eMarketing nutzen, um neben der reinen Planung der Newsletter nun auch die gesamte Abwicklung über SuperOffice vorzunehmen. Auch die Geschäftsführung nutzt SuperOffice intensiv und freut sich über die gewonnene Transparenz, die einfache Terminplanung und die Auswertungsmöglichkeiten.

Auf die Frage, ob sich das Bild vom Mitarbeiter beim Kunden verändert hat, sagt Frau Kuhlendahl: „Wir haben immer schon sehr kundenorientiert gearbeitet, aber Dank SuperOffice können wir Kundenanfragen und -aufträge nun 10-20% schneller bearbeiten“.

Die Arbeit mit SuperOffice wirkt sich aber nicht nur positiv auf die Kundenbeziehungen aus, sondern auch auf das Miteinander im Unternehmen, denn die Transparenz und der schnelle, einfache Zugang zu Informationen, haben die gesamte Zusammenarbeit verändert und stärken so das Teamwork bei Dialoghaus.